Die betroffene natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist entsprechend des Art. 13 und Art. 14 DSGVO über die Speicherdauer bzw. Löschfristen der Daten zu informieren. Nach dem Grundsatz der (zeitlichen) Speicherbegrenzung dürfen die personenbezogenen Daten nur für eine zeitlich begrenzte Dauer verarbeitet werden.
Daten über Projekte, Beratungsaufträge und Treuhandschaften werden bis einem berechtigten Widerruf durch den Auftraggeber gespeichert. Grundsätzlich gilt dafür auch die generelle Speicherfrist von 10 Jahren aus dem Produkthaftungsgesetz (PHG). Unterliegen Projektdokumentation einer davon abweichenden Speicherdauer, so wird diese situationsbezogen zugrunde gelegt.
Daten und Akten in Zusammenhang mit Gerichtsgutachten, Privatgutachten und Urkunden werden aufgrund einer Nachweispflicht bei Rechtsstreitigkeiten und Abwehr von Schadensersatz-Verpflichtungen 30 Jahre aufbewahrt, danach unmittelbar (max. 1 Monat Durchführungsdauer) gelöscht.
Gesetzliche/rechtliche Aufbewahrungspflichten oder vertragliche Verpflichtungen z.B. gegenüber Kunden aus Gewährleistung oder Schadenersatz oder gegenüber Vertragspartnern sind eine Grundlage die personenbezogenen Daten weiterhin zu speichern. (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO – Grundlage der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung: gesetzliche / rechtliche Verpflichtung)
Die Daten dürfen nur in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art 89 Abs 1 DSGVO verarbeitet werden („Speicherbegrenzung“); (siehe Art 5 Abs 1 lit e DSGVO).